Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

blog

16/06/2017

Contrats, factures, livre comptable, statuts… Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ?

Toutes les réponses ici.

Les durées légales de conservation de vos documents

Document à conserverDurée de conservationTexte réglementaire applicable
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale5 ansarticle L110-4 du Code de commerce
Contrat conclu par voie électronique10 ans à compter de la livraison ou de la prestationarticle L213-1 du Code de la consommation
Correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.)10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptablearticle L123-22 du Code de commerce
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans article 2227 du Code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)5 ans article L110-4 du Code de commerce
Document établi pour le transport de marchandises5 ans article L110-4 du Code de commerce
Déclaration en douane3 ans article 16 du règlement européen n°2913/92
Police d'assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat article L114-1 du Code des assurances
Facture clients ou fournisseurs10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptablearticle L123-22 du Code de commerce
Livres et registres comptables10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptablearticle L123-22 du Code de commerce
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.)10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptablearticle L123-22 du Code de commerce

L’ article L102B du livre des procédures fiscales  stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Documents sociaux

Document à conserverDurée de conservationTexte réglementaire applicable
Statuts d'une société5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétésarticle 2224 du Code civil
Compte annuels (bilan, compte de résultat et annexe)10 ans à compter de la clôture de l'exercicearticle L123-22 du Code de commerce
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs3 ansarticle L225-117 du Code de commerce
Rapports du gérant ou du conseil d'administration3 ansarticle L225-117 du Code de commerce
Rapports des commissaires aux comptes3 ansarticle L225-117 du Code de commerce
Registre des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration5 ans à partir du dernier procès-verbal enregistréarticle 2224 du Code civil
Ordre et registre des mouvements de titres 5 ans à compter de la fin de leur utilisationarticle 2224 du Code civil

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’ article 1734 du Code général des impôts  précise qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *